よく見るけどGmailのアーカイブ機能って何?

Gmail

Gmailには「アーカイブ機能」というのがあるのですが、何かよくわからない機能なので使っていない方も多いのではないでしょうか。

アーカイブ機能のボタンの画面配置は、かなり優先度の高いところに置かれているので、この機能は「みなさん、どんどん使ってくださいよ」という意図が感じられます。

でもよくわからないから使っていない。最初は私もそうでした。

今回は、その・・よく見るんだけど、よく分からない・・「アーカイブ機能」とは何者なのか?/その使用方法についてご紹介します。

Gmailのアーカイブ機能とは?

アーカイブ「archive」を和訳すると、名詞:記録保管所、書庫 動詞:保管(記録)する

ということなので、Gmailで考えると「読んだメールを保管しておく」ところなのです。

次のように考えるとわかりやすいでしょう。

Gmailでは入ってきたメールの状態として「受信トレイ」「アーカイブ」「ごみ箱」の三つに分類できます。それぞれオフィス環境を例としてイメージすると、

受信トレイ:手紙が机の上にある状態
アーカイブ:机の中、書庫にしまい込んだ状態
ゴミ箱  :廃棄ボックスにいれた状態

が近いと思います。

オフィスに「あなた宛ての手紙」が届いた時の流れを想像してみてください。

①あなた宛ての手紙が机の上に置いてあります。【受信トレイ】
②届いた手紙を読みます【受信トレイ】:メールが未読⇒既読へ
③読んだ後、さあどうしましょうか?あなたは悩みます。
 A.「うーん、もしかしたらまた読む可能性あるかもな」
 B.「いやもう読まない」
④結論が出たらどちらか行動します。
 A.机(書庫)の中にしまっとく!⇒【アーカイブ】
 B.処分する!⇒【ゴミ箱】

ということで、結論は「また読む可能性があるもの⇒アーカイブ」です。

ゴミ箱に突っ込むと、30日後には自動的にシュレッダーにかけられて、復元なくなりますので、ご注意くださいね。

アーカイブ機能の使い方

アーカイブ機能が何かがわかったところで、使い方を見ていきましょう。

メールのアーカイブ方法(PC)

メール本文を表示している画面から、上部の「アーカイブボタン」をクリックします。

gmailのアーカイブボタン

キーボードショートカットが有効になっている場合は、「e」キーを押すのでもOKです。

「スレッドをアーカイブしました。」とメッセージが表示され完了です。

もし、気が変わったり、誤ってアーカイブした場合は、「取消」をクリックすると、アーカイブされません。

Gmailのアーカイブメッセージ

メールのアーカイブ方法(スマートフォン)

メール本文を表示している画面から、上部の「アーカイブボタン」をタップします。

Gmailのアーカイブ機能をタップ

「スレッドをアーカイブしました。」とメッセージが表示され完了です。

Gmailのアーカイブメッセージ

アーカイブしたメールを表示するには?

アーカイブしたメールを後で見たいときには、二つの方法があります。

  1. アーカイブも含めてメールすべてを表示する方法
  2. アーカイブに限定して表示する方法

1.アーカイブも含めてメールすべてを表示する方法

Gmailのメール一覧の画面左側の「もっと見る」をクリックします。

gmailアーカイブメール表示

折りたたまれていたメニューが表示されますので、「すべてのメール」をクリックします。

Gmailアーカイブ すべてを表示

これでメール一覧のところに、アーカイブメールも含めた「すべてのメール」が表示されます。

ただこの方法で実施した場合、アーカイブメール以外も表示されますので、もしアーカイブメールに限定したい場合は次の方法をやってみてください。

2.アーカイブメールに限定して表示する方法

ここで登場するのが、演算子を設定して検索する方法です。

ここに記事を掲載してますので、そちらも参考にしてください。

やり方は、検索窓に下記のように入力します。

-in:inbox

演算子「-」は~以外を指定する意味ですので、「受信ボックス以外」を表示されることになります。

まとめ

Gmailのアーカイブ機能で、受信トレイをすっきりさせましょうね。

受信トレイは、オフィスのデスクの上に書類を広げているようなものなので、アーカイブ機能を使ってしっかり整理していきましょう。